Mitarbeiterüberwachung: Was rechtlich erlaubt ist

Eine anlasslose Dauerüberwachung von Beschäftigten ist unzulässig. Zulässig ist sie nur bei einem konkreten, dokumentierten Anlass – etwa einem begründeten Verdacht auf einen erheblichen Verstoß – und nur mit Mitteln, die den Zweck erfüllen, ohne darüber hinauszugehen. Die Prüfung erfolgt in drei Schritten: Liegt ein berechtigter Anlass vor, ist das Mittel geeignet, und ist es verhältnismäßig? Fehlt schon der Anlass, spielt die Ausgestaltung keine Rolle mehr.

##Was ist grundsätzlich erlaubt?

• ›Zugangskontrollen zum Gebäude ohne Leistungsbezug
• ›Protokolle, die der Systemsicherheit dienen, mit kurzer Löschfrist
• ›Erfassung von Arbeitszeiten, soweit sie der Abrechnung dient
• ›Videoüberwachung öffentlich zugänglicher Bereiche zur Sicherung des Eigentums

##Warum ist die Leistungskontrolle der kritische Punkt?

Weil sie in fast jede technische Maßnahme hineinwächst. Ein Zugangsprotokoll ist zur Sicherheit zulässig, wird aber unzulässig, sobald es zur Anwesenheitskontrolle ausgewertet wird. Eine Zeiterfassung ist zulässig, dient aber nicht der Bewertung einzelner Personen. Entscheidend ist die Zweckbindung: Eine einmal eingeführte Maßnahme darf nicht zu einem anderen Zweck genutzt werden, auch nicht beiläufig.

##Welche Anforderungen gelten für Videoüberwachung?

Sie ist nur zulässig, wenn sie erforderlich ist und kein milderes Mittel zur Verfügung steht, und sie muss erkennbar sein – in der Regel durch einen Hinweis vor dem überwachten Bereich. Eine verdeckte Überwachung ist die Ausnahme und nur bei einem konkreten Verdacht auf eine Straftat mit erheblichem Schaden vertretbar. Pausen- und Sozialräume, Umkleiden und Sanitärbereiche scheiden als überwachte Bereiche vollständig aus.

##Was gilt bei Ortung und Firmenfahrzeugen?

Eine permanente Standortverfolgung ist unzulässig, weil sie Bewegungsprofile erzeugt, die weit über den Zweck hinausgehen. Zulässig ist eine Zweckbindung an die betriebliche Nutzung – etwa die Zuordnung eines Fahrzeugs bei wechselnder Nutzung –, und zwar mit einer Funktion, die außerhalb der Arbeitszeit abschaltet. Wird ein Fahrzeug auch privat genutzt, endet jede Erfassung mit dem Feierabend.

##Welche Rolle spielt der Betriebsrat?

Eine entscheidende, weil technische Einrichtungen, die zur Überwachung geeignet sind, der Mitbestimmung unterliegen – auch wenn der Arbeitgeber sie zu einem anderen Zweck einsetzt. Ein Programm, das Leistungsdaten erhebt, ist mitbestimmungspflichtig, selbst wenn es zur Arbeitsorganisation eingeführt wurde. Wird die Mitbestimmung nicht beachtet, ist die Maßnahme unwirksam, unabhängig davon, ob sie datenschutzrechtlich zulässig gewesen wäre.

##Was gilt für E-Mail und Internetnutzung?

Erlaubt eine dienstliche Nutzung, ist eine Kontrolle nur bei einem konkreten Verdacht zulässig, und auch dann nur mit den Mitteln, die den Verdacht prüfen, ohne weiter auszuwerten. Ist private Nutzung gestattet, gelten strengere Anforderungen, weil dann auch persönliche Kommunikation betroffen ist. Der erste Schritt ist deshalb eine klare Regelung zur Nutzung – ohne sie ist jede weitere Prüfung eine Einzelfallentscheidung ohne Maßstab.

##Woran Überwachungsmaßnahmen in der Praxis scheitern

Maßnahmen ohne dokumentierten Anlass, die eingeführt wurden, weil sie technisch möglich waren. Zugriffsprotokolle, die monatelang aufbewahrt werden, obwohl sie keinen Zweck mehr erfüllen. Software, die nach einem Test weiterläuft. Und Videoaufzeichnungen, die nach dem Anlass nicht gelöscht werden. Alle vier Fälle teilen dasselbe Muster: Die Maßnahme war ursprünglich vertretbar und wurde durch Dauer oder Zweckwechsel unzulässig.

##Wie prüft man den eigenen Bestand?

Indem man auflistet, welche Systeme personenbezogene Daten über Beschäftigte erheben, und für jedes den Zweck und die Löschfrist notiert. Diese Liste ist bei den meisten Unternehmen kürzer als erwartet und enthält regelmäßig ein oder zwei Systeme, die jemand für einen Test eingeführt und nie entfernt hat. Für jedes System, das zur Leistungskontrolle geeignet ist, gehört die Mitbestimmung geklärt – das ist der Punkt, der später die meisten Schwierigkeiten macht.

##Anlass schlägt Technik

Prüfen Sie jede bestehende Maßnahme darauf, ob es für sie einen dokumentierten Anlass gibt und ob sie noch läuft, obwohl der Anlass entfallen ist. Was keinen Anlass hat, gehört abgeschaltet, nicht angepasst. Diese Prüfung kostet einen halben Tag und beseitigt das Risiko, das in Aufsichtsverfahren gegen Unternehmen am häufigsten zum Tragen kommt – eine Maßnahme, die niemand mehr auf dem Schirm hatte.