E-Rechnung ab 2025: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Die Umstellung auf die E-Rechnung wird gern als Softwarethema behandelt. Tatsächlich ist es zuerst eine Definitionsfrage: Eine E-Rechnung im Sinne der Regelung ist ein strukturierter Datensatz, der maschinell verarbeitet werden kann — ein als PDF verschicktes Rechnungsbild ist keine, egal wie ordentlich es aussieht.

##Empfangen ist Pflicht, Versenden folgt gestaffelt

Seit Anfang 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Geschäft entgegennehmen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen, die nach Umsatzgröße gestaffelt sind. Praktisch heißt das: Wer heute nichts tut, ist beim Empfang bereits in der Pflicht und beim Versand nur auf Zeit spielend.

• ›Empfangsweg festlegen und veröffentlichen — in der Regel ein eigenes Postfach für Rechnungseingang.
• ›Formate: XRechnung (reiner Datensatz) und ZUGFeRD ab Profil EN 16931 (PDF mit eingebettetem XML).
• ›Aufbewahrung: der strukturierte Datensatz ist das Original und muss revisionssicher zehn Jahre archiviert werden.
• ›Prüfung auf formale Gültigkeit vor der Verbuchung, damit ein fehlerhafter Datensatz nicht erst im Jahresabschluss auffällt.

##Was das für einen Onlineshop bedeutet

Im Verkauf an Verbraucher ändert sich nichts — die Pflicht betrifft Umsätze zwischen Unternehmen. Sobald Sie aber auch an Gewerbekunden liefern, gehört der Rechnungsversand geprüft: Kann Ihr Shop- oder Warenwirtschaftssystem einen konformen Datensatz erzeugen, und stimmen die Pflichtangaben darin mit denen auf dem sichtbaren Beleg überein? Zwei Quellen für dieselbe Rechnung sind der klassische Weg zu Abweichungen, die später niemand erklären kann.

Klären Sie außerdem, wer den Datensatz erzeugt: das Shopsystem, die Buchhaltung oder ein Dienstleister. Jede dieser Antworten ist vertretbar; keine Antwort zu haben ist die teure Variante, weil dann drei Systeme Teilaufgaben übernehmen und niemand für das Ergebnis zuständig ist.

##Ein realistischer Umsetzungsplan

Erstens: Empfangspostfach einrichten und intern bekannt machen. Zweitens: mit dem Steuerbüro abstimmen, in welchem Format es die Daten erwartet. Drittens: den eigenen Rechnungsausgang testweise als XRechnung erzeugen und mit einem Prüfwerkzeug validieren. Viertens: die Archivierung klären. Diese vier Schritte sind in wenigen Tagen erledigt und decken den Pflichtteil vollständig ab.

##Archivierung ist die unterschätzte Hälfte

Eine E-Rechnung ist erst dann korrekt behandelt, wenn der strukturierte Datensatz unverändert und maschinell auswertbar über zehn Jahre verfügbar bleibt. Ein Ausdruck genügt nicht, ein PDF-Export des Datensatzes ebenso wenig. Prüfen Sie deshalb früh, ob Ihr Dokumentenspeicher die Originaldatei ablegt und ob sie sich in fünf Jahren noch mit einem gängigen Werkzeug lesen lässt.

Zur Aufbewahrung gehört auch die Zuordnung: Welche Bestellung, welcher Zahlungseingang, welcher Beleg gehören zusammen? Wer das erst im Prüfungsfall rekonstruiert, zahlt die Umstellung ein zweites Mal — diesmal in Arbeitszeit unter Zeitdruck.

##Der Nebeneffekt, der die Arbeit lohnt

Strukturierte Rechnungen lassen sich automatisch prüfen und verbuchen. In der Praxis verschwindet damit ein guter Teil der manuellen Erfassung: Beträge, Steuersätze und Bestellbezüge kommen aus dem Datensatz statt aus dem Auge einer Kollegin. Was als Pflicht beginnt, ist damit einer der wenigen regulatorischen Punkte, die sich betriebswirtschaftlich von selbst rechnen.